PMS και ξενοδοχεία: Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τα συστήματα διαχείρισης ξενοδοχειακών μονάδων
Ένα πρόγραμμα PMS ενώνει πολλές βασικές λειτουργίες μιας ρεσεψιόν και ενός γραφείου εξυπηρέτησης καταλύματος σε ένα σύστημα λογισμικού ξενοδοχείου. Οι περισσότεροι πωλητές σήμερα διαφημίζουν το “cloud PMS” τους, αλλά η πραγματικότητα είναι ότι το cloud computing είναι πλέον παλιά είδηση ακόμη και στον ξενοδοχειακό κλάδο. Η εύρεση του σωστού συστήματος PMS για το ξενοδοχείο σας είναι μια τεράστια πρόκληση, αλλά πρώτα πρέπει να καταλάβετε τι ακριβώς είναι ένα λογισμικό PMS ξενοδοχείου και αυτό θα καλύψουμε σε αυτό το άρθρο.
Συντονίζοντας κρατήσεις, διαθεσιμότητα, πληρωμές και αναφορές σε ένα κεντρικό σημείο πώλησης, οι ξενοδόχοι κατανοούν καλύτερα τη ζήτηση και την απόδοση των λειτουργιών του ξενοδοχείου σε πραγματικό χρόνο. Γι’ αυτό η επιλογή ενός PMS μπορεί να είναι μια από τις πιο οδυνηρές επιλογές που κάνει ένας ξενοδόχος.
Εάν υπάρχει ένα λογισμικό ξενοδοχείου που θα θέλετε πραγματικά να καταλάβετε είναι το PMS. Το PMS είναι το βασικό λειτουργικό σύστημα του καταλύματός σας που μπορεί να βελτιστοποιήσει τις λειτουργίες είτε είστε ενοικιαζόμενα δωμάτια είτε ένα τεράστιο θέρετρο με δεκάδες καταστήματα. Κατά συνέπεια, το λογισμικό PMS που επιλέγετε καθορίζει επίσης όλα τα άλλα επιμέρους συστήματα που θα χρησιμοποιήσετε για τη λειτουργία της επιχείρησής σας.
Κατά την αξιολόγηση ενός συστήματος διαχείρισης ακινήτων για τον κλάδο της φιλοξενίας, τι πρέπει να γνωρίζετε.
Τι είναι το Σύστημα Διαχείρισης Ξενοδοχειακής Ιδιοκτησίας (PMS);
Το σύστημα διαχείρισης ακινήτων (PMS) είναι μια σουίτα λογισμικού διαχείρισης ξενοδοχείων που χρησιμοποιούν οι ιδιοκτήτες της μονάδας και οι εργαζόμενοι στη ρεσεψιόν για τη διαχείριση της επιχείρησής τους συντονίζοντας κρατήσεις, διαθεσιμότητα online κρατήσεων, πληρωμές και αναφορές σε ένα ενιαίο περιβάλλον διαχείρισης. Το Hotel PMS απλοποιεί τις λειτουργίες για το προσωπικό της ρεσεψιόν και τις παρεχόμενες υπηρεσίες προς τους επισκεπτες σε μια ξενοδοχειακή επιχείρηση για τους επισκέπτες που κάνουν check-in και check-out, βλέπουν τη διαθεσιμότητα των δωματίων, κάνουν προσαρμογές στις υπάρχουσες κρατήσεις και μπορεί ακόμη και να έχουν λειτουργίες back office (προγραμματισμός καθαριότητας ή συντήρηση ). Με ένα κεντρικό σύστημα, οι ξενοδόχοι μπορούν να διαχειρίζονται και να παρακολουθούν καλύτερα τα βασικά μεγέθη που απαιτούνται για τη λειτουργία της επιχείρησής τους (π.χ. μέση ημερήσια τιμή, πληρότητα και RevPAR).
Εδώ είναι μερικά από τα πράγματα που μπορεί να κάνει ένα ξενοδοχείο PMS:
Check-in και check-out επισκέπτη
Διαθεσιμότητα δωματίου
Διαχείριση κρατήσεων (τόσο OTA όσο και απευθείας κρατήσεις)
Διαχείριση τιμών
Χρέωση και προγραμματισμός
Καθαριότητα/συντήρηση
Διαχείριση καναλιών (π.χ. κρατήσεις καναλιών όπως Expedia, GDS κ.λπ.)
Επεξεργασία πληρωμής
Interface λογισμικού που να είναι φιλικό προς το χρήστη
Καθώς η τεχνολογία των ξενοδοχείων ωριμάζει, αυτό που κάνουν όλα τα λογισμικά διαχείρισης είναι λίγο πολύ το ίδιο. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο τα δύο κορυφαία κριτήριά μας κατά την επιλογή ενός PMS βασίζονται στο σχεδιασμό του. Ένα σωστά σχεδιασμένο και φιλικό interface, καθώς και ένας ευανάγνωστος πίνακας εργαλείων, συμβάλλουν σημαντικά στην ενθάρρυνση της υιοθέτηση του από τούς εργαζομένους, στη μείωση του χρόνου εκπαίδευσης και γενικά στη βελτίωση της εργασιακής ζωής του εαυτού σας και της ομάδας σας. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι η απροθυμία να χρησιμοποιήσετε ένα συγκεκριμένο εργαλείο λογισμικού επειδή είναι άσχημο ή δύσκολο στη χρήση του.
Εκτός από το interface, ένας προσαρμόσιμος πίνακας εργαλείων γίνεται ο βοηθός σας σε πραγματικό χρόνο, καθώς πολλά προγράμματα διαχείρισης PMS ξενοδοχείων προσφέρουν απομακρυσμένη διαχείριση ξενοδοχείου από φορητή συσκευή ή smartphone. Είναι εξαιρετικά πολύτιμο να έχετε έναν κεντρικό πίνακα ελέγχου που μπορεί να προσαρμοστεί ώστε να αντικατοπτρίζει τα πιο σημαντικά σημεία διαχείρισης μιας μεμονωμένης ιδιοκτησίας. Αυτό θα μπορούσε να εξατομικευτεί μόνο στη διοίκηση ή θα μπορούσε επίσης να κοινοποιηθεί σε όλη την ομάδα .
Ένα υπέροχο PMS είναι αυτό που η ομάδα σας θα θέλει να χρησιμοποιήσει. Δεδομένου ότι ο “καλός” σχεδιασμός είναι στο μάτι του θεατή, αναζητήστε ένα Σύστημα που εξισορροπεί τη λειτουργικότητα με ένα interface που να έχει νόημα για εσάς.
Κυβερνoσφάλεια
Το λογισμικό διαχείρισης ακινήτων του ξενοδοχείου βρίσκεται στο κέντρο του ξενοδοχείου. Το ίδιο το λογισμικό, μαζί με τυχόν ενσωματώσεις τρίτων, πρέπει να είναι ασφαλές. Ακολουθούν ορισμένες πτυχές της σταθερής ασφάλειας:
Αποθήκευση προσωπικών δεδομένων σύμφωνα με το GDPR
Επεξεργασία και αποθήκευση καρτών συμβατή με PCI-DSS
Γεωγραφική διασπορά των διακομιστών για μείωση του κινδύνου διακοπής λειτουργίας
Κρυπτογράφηση όλων των δεδομένων με κριτήρια του τραπεζικού
Ελεγχόμενη πρόσβαση στο χώρο για οποιουσδήποτε διακομιστές PMS εσωτερικού χώρου
Ένα επιθυμητό PMS έχει επίσης ισχυρούς ελέγχους πρόσβασης χρήστη. Για να διατηρηθεί το απόρρητο των επισκεπτών και η ασφάλεια επεξεργασίας πληρωμών, η πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες επισκεπτών πρέπει να περιοριστεί. Θα πρέπει επίσης να είναι διαθέσιμο ένα σύστημα ελέγχου για την παρακολούθηση τυχόν μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης χρηστών.
Σε έναν κόσμο όπου οι παραβιάσεις δεδομένων γίνονται καθημερινά πρωτοσέλιδα, οι κακές πρακτικές ασφαλείας των εγκαταστάσεων μπορεί να είναι μια τεράστια ευθύνη.
Αυτοματοποίηση διαδικασιών
Χρειάζεστε ένα PMS που να ταιριάζει στην επιχείρησή σας και όχι το αντίστροφο. Μια σύγχρονη λύση διαχείρισης ακινήτων πρέπει να εξελίσσεται παράλληλα με τις προσδοκίες των επισκεπτών. Όταν κολλάτε με το λογισμικό παλαιού τύπου “παγωμένο στο χρόνο”, περιορίζει τον τρόπο προσαρμογής στις ανάγκες της αγοράς. Το χειρότερο σενάριο είναι όταν οι λειτουργίες περιορίζονται, αντί να επεκτείνονται, από το λογισμικό.
Ένα εξαιρετικό παράδειγμα αυτού είναι η ικανότητα αυτοματοποίησης επαναλαμβανόμενων εργασιών. Τα σύγχρονα PMS που βασίζονται στο Cloud είναι ικανά να αυτοματοποιούν ορισμένες εργασίες back-office (όπως η αναφορές, που συζητήσαμε νωρίτερα). Ακόμη και κάτι τόσο απλό όπως η αυτόματη ενημέρωση της υπηρεσίας καθαριότητας πότε ένας επισκέπτης έχει κάνει check out μπορεί να έχει τεράστιο αντίκτυπο στη λειτουργική αποτελεσματικότητα — και στη διαχείριση .
Ενσωματώσεις συστημάτων
Το σωστό PMS είναι αυτό που παίζει καλά με την υπάρχουσα τεχνολογία που χρησιμοποιείται από την επιχείρηση σας. Χωρίς τις απαραίτητες ενσωματώσεις, ένα PMS δεν μπορεί να εκτελέσει σωστά τις λειτουργίες του. Μπορεί επίσης να εμποδίσει την παραγωγικότητα του προσωπικού και αυτό να φτάσει στην εμπειρία που απολαμβάνει ο επισκέπτης. Για παράδειγμα, εάν το προσωπικό πρέπει να αντλήσει τις λεπτομέρειες της κράτησης με μη αυτόματο τρόπο από το λογισμικό διαχείρισης καναλιών και να τις βάλει στο σύστημα διαχείρισης καταλυμάτων, θα προκύψουν σφάλματα που επηρεάζουν τους καλεσμένους σας.
Η προσθήκη προσαρμοσμένων ενσωματώσεων μπορεί να είναι δαπανηρή, περίπλοκη και χρονοβόρα. Στοχεύστε σε ένα PMS που ενσωματώνεται με όλα τα κρίσιμα για την αποστολή λογισμικά αμέσως μετα την εγκατάσταση του. Όταν αυτό δεν είναι ρεαλιστικό, θα πρέπει να γίνουν με την βοήθεια εξωτερικού συνεργάτη συστημάτων ξενοδοχείων που παρέχει βαθιές ενσωματώσεις PMS ως υπηρεσία. Θα είναι πιο γρήγορες και ακριβείς από τις εφάπαξ προσαρμογές από πολλούς προμηθευτές PMS, ενώ θα διασφαλίζουν αμφίδρομη συνδεσιμότητα που διατηρεί τα αρχεία ενημερωμένα σε όλα τα συστήματα απρόσκοπτα.
Αναφορές και αναλυτικά στοιχεία
Ένας από τους λόγους για τους οποίους οι ενσωματώσεις είναι τόσο σημαντικές είναι ότι ένα κακώς ενσωματωμένο PMS εμποδίζει τη σωστή αναφορά. Σίγουρα, μπορείτε να αντλήσετε αναφορές μέσα από το σύστημα, αλλά θέλετε επίσης να εξοικονομήσετε χρόνο παρέχοντας μια πλήρως ενσωματωμένη τεχνολογία που μειώνει (ή εξαλείφει!) κάθε λεπτό που δαπανάται για τη σύνταξη μη αυτόματων αναφορών.
Η βελτιωμένη αναφορά επιτρέπει στη διοίκηση να αφιερώνει χρόνο σε πιο πιεστικές προτεραιότητες. Όπως όλοι οι ξενοδόχοι γνωρίζουν, ποτέ δεν φαίνεται να υπάρχουν αρκετά λεπτά στην ώρα ή τις ώρες της ημέρας. Θέλετε ένα PMS που να κάνει τις αναφορές απλά και απλές, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε δραστηριότητες που δημιουργούν έσοδα.
