Τι είναι το σύστημα POS σε ένα εστιατόριο; Επιπλέον, πώς να επιλέξετε ένα

Τι είναι το σύστημα POS σε ένα εστιατόριο; Επιπλέον, πώς να επιλέξετε ένα

Τι είναι το σύστημα POS σε ένα εστιατόριο; Επιπλέον, πώς να επιλέξετε ένα

Εάν είστε σχετικά καινούργιος στον επισιτιστικό κλάδο ή είστε σκληροπυρηνικός παραδοσιακός, μπορεί να αναρωτιέστε τι είναι ένα σύστημα POS για ένα εστιατόριο. Είναι εφαρμογή της τεχνολογίας της πληροφορικής που πρέπει να κατανοήσουν όλοι οι ιδιοκτήτες εστιατορίων. Το POS σημαίνει σημείο πώλησης και αναφέρεται στο σύνολο συναλλαγών που διενεργεί ένας επισκέπτης στο εστιατόριο η καφέ μας, όταν παραγγέλνει και πληρώνει για το γεύμα του.

Πολλές επιχειρήσεις  συνεχίζουν να αρκούνται στα συστήματα με στυλό και χαρτί όπου χρησιμοποιούν μόνο μετρητά στα οποία βασίζονται τα εστιατόρια εδώ και χρόνια. Μπορεί να μην γνωρίζουν όλους τους τρόπους με τους οποίους ένα σύγχρονο σύστημα POS μπορεί να κάνει τη λειτουργία ενός εστιατορίου ταχύτερη, ευκολότερη και πιο επιτυχημένη.

Θα προσπαθήσουμε παρακάτω να παραθέσουμε  ότι νομίζουμε πως πρέπει να γνωρίζουν οι επιχειρηματίες της εστίασης σχετικά με το τι μπορεί να κάνει ένα σύστημα POS για αυτόυς και πώς να επιλέξουν ένα.

Τι είναι ένα σύστημα POS για ένα εστιατόριο;

Ένα σύστημα POS θα μπορούσαμε να το παρομοιάσουμε ως τον εξωτερικευμένο εγκέφαλο του εστιατορίου. Περιλαμβάνει τόσο υλικό όσο και λογισμικό που εκτελείται σε υπολογιστές και κινητές συσκευές. Αυτή η κεντρική διαχείριση πληροφοριών μπορεί να λειτουργήσει ως ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης εστιατορίου, ανάλογα με τις ανάγκες, τον προϋπολογισμό και  τις επιλογές σας.

Οι περισσότεροι παρακολουθούν την αποθήκη, τα στοιχεία πωλήσεων, τις πληροφορίες σχετικά με τους επισκέπτες και τις πληρωμές, αλλά αυτό απλώς ακουμπάει την επιφάνεια του τι μπορούν να κάνουν αυτά τα εξελιγμένα συστήματα για ένα εστιατόριο.

Πώς λειτουργεί ένα σύστημα POS εστιατορίου;

Τα συστήματα POS μπορούν να περιέχουν δεκάδες ή και εκατοντάδες επιλογές και δυνατότητες που οι επιχειρήσεις μπορούν να προσαρμόσουν για να καλύψουν τις συγκεκριμένες ανάγκες τους. Τα περισσότερα βασίζονται στο Cloud, πράγμα που σημαίνει ότι όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται σε έναν απομακρυσμένο διακομιστή και όχι σε έναν υπολογιστή που λειτουργεί μέσα στο χώρο του εστιατόριου.

Κάθε φορά που υποβάλλεται μια παραγγελία, στο σημείο πώλησης του εστιατορίου, το POS καταγράφει κάθε πτυχή της συναλλαγής και τη συντονίζει με το απόθεμά σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα POS για να δημιουργήσετε πολλές αναφορές. Αυτό μπορεί να είναι μεγάλη βοήθεια όταν θέλετε να στραφείτε προς τη λήψη επιχειρηματικών αποφάσεων με βάση την πραγματική εικόνα της επιχείρησης σας.

Ποιοι τύποι εστιατορίων χρειάζονται σύστημα POS;

Είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς μια επιχείρηση τροφίμων που θα μπορούσε να μην επωφεληθεί από την οργάνωση και την παρακολούθηση ακριβείας ενός συστήματος POS, αλλά αυτές είναι οι γενικές κατηγορίες εστιατορίων που μπορούν να ωφεληθούν ιδιαίτερα:

     Εστιατόρια με πλήρη εξυπηρέτηση. Τα εστιατόρια με τραπεζοκαθίσματα έχουν πολλά τμήματα και ένα POS μπορεί να είναι ένα σαφές κανάλι επικοινωνίας μεταξύ του προσωπικού που εξυπηρετεί στη σάλα  και της κουζίνας του εστιατορίου.

     Εστιατόρια γρήγορης εξυπηρέτησης. Η γρήγορη εξυπηρέτηση γίνεται ακόμα πιο γρήγορη  με σύστημα POS που περιλαμβάνει και σημεία  αυτοεξυπηρέτησης των πελατών της επιχείρησης.

     Καντίνες. Τα περισσότερα συστήματα POS μπορούν να είναι αρκετά ελαφριά ώστε να λειτουργούν και στις κινούμενες επιχειρήσεις εστίασης, επιτρέποντας ακόμη και την  αποδοχή πληρωμών με  κάρτες.

Τι συσκευές χρειάζεστε για ένα σύστημα POS;

Τα συστήματα ποικίλλουν, αλλά αυτά τα βασικά στοιχεία θα τα βρείτε παντού.

     Τερματικά POS. Αυτό είναι το βασικό εργαλείο στο οποίο λειτουργεί το σύστημα. Συνήθως είναι ένα iPad ή άλλο Tablet. Μπορούν να μεταφερθούν ή να ρυθμιστούν πιο μόνιμα σε σταθμό με σταθερή βάση για το tablet.

     Θέση παροχής πληροφοριών κουζίνας. Αυτή η οθόνη είναι αποτελεί σημείο αναφοράς για την κουζίνα της επιχείρησης. Εμφανίζει στους μάγειρες όλες τις παραγγελίες που υπάρχουν. Αντικαθιστά παλαιότερους εκτυπωτές κουζίνας.

     Εκτυπωτής. Η νομοθεσία μας  εξακολουθεί να να απαιτεί μια απόδειξη σε χαρτί από μια απόδειξη που αποστέλλεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επομένως εξακολουθείτε να χρειάζεστε ένα εκτυπωτή.

     Τερματικό πληρωμής. Αυτή είναι η συσκευή που χρησιμοποιεί ο πελάτης μας  για να πραγματοποιήσει πληρωμές μέσω καρτών..

Τι είδους λειτουργικό σύστημα χρειάζεται ένα εστιατόριο;

Όπως οι περισσότερες άλλες τεχνολογίες, τα συστήματα POS λειτουργούν σε Apple (iOS), Android ή Windows. Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα POS που θα επιλέξετε εκτελείται στο λειτουργικό σύστημα που προτιμάτε. Το λειτουργικό σύστημα θα καθορίσει το είδος του υλικού που θα χρησιμοποιήσετε. Η Apple χρειάζεται iPad, το Android απαιτεί συμβατό tablet και τα Windows θα τρέχουν σε υπολογιστή.

Ποια είναι τα οφέλη ενός συστήματος POS εστιατορίου;

Κάθε σύστημα POS θα έχει τα δικά του συγκεκριμένα πλεονεκτήματα, αλλά γενικά τα περισσότερα παρέχουν τα ακόλουθα οφέλη για τα εστιατόρια:

     Στατιστικά πωλήσεων σε πραγματικό χρόνο

     Αναλυτικά στοιχεία πωλήσεων και αποθεμάτων

     Εύκολη ηλεκτρονική παραγγελία

     Εκδοση Φορολογικών στοιχείων

     Πληροφορίες που αφορούν τα στοιχεία του μενού

     Σαφής επικοινωνία μεταξύ του προσωπικού της σάλας και της κουζίνας

      Ποια είναι τα μειονεκτήματα ενός συστήματος POS εστιατορίου;

Εάν δεν έχετε ήδη ξεκινήσει να χρησιμοποιείτε ένα σύστημα POS, πιθανότατα αυτό να οφείλεται σε ενδεχόμενη αποστροφή σας στα της τεχνολογίας. Αυτοί οι φόβοι σας ενδεχομένως να εχουν  μια βάση. Είναι πολύ ασυνήθιστο, αλλά ένα σύστημα POS είναι ουσιαστικά ένας υπολογιστής και μπορεί να συμβούν σφάλματα. Μπορεί να εχουμε αστοχία υλικού η λογισμικού. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να δημιουργείτε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας όλων των δεδομένων στο σύστημα POS σας, ώστε αν συμβεί το οτιδήποτε περίεργο, θα εξακολουθείτε να έχετε όλα όσα χρειάζεστε.

Πώς να επιλέξετε ένα σύστημα POS

Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα συστήματα POS. Ενδεχομένως να είναι αρκετά δύσκολο για έναν ιδιοκτήτη εστιατορίου να επιλέξει το σωστό POS για το εστιατόριό του.

Ακολουθούν ορισμένες ερωτήσεις που θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε το σωστό σύστημα POS:

Είναι γρήγορο;

Ένα αργό σύστημα POS θα είναι άχρηστο κατά τις  ώρες αιχμής σας. Μειώνει επίσης τη λειτουργική αποτελεσματικότητα του εστιατορίου σας.

Είναι εύκολο στη χρήση;

Ορισμένα συστήματα POS είναι περίπλοκα και δύσκολο να τα μάθεις. Δεν πρέπει να απαιτείται πολύς χρόνος κατά την εκπαίδευση του προσωπικού σας σχετικά με τον τρόπο χρήσης του συστήματος.

Είναι ακριβό;

Ορισμένα συστήματα POS είναι κατασκευασμένα για τεράστιες αλυσίδες εστιατορίων και κοστίζουν πολύ. Ενα απλό εστιατόριο, μπορεί να είναι δύσκολο να αντεπεξέλθει σε ενα τέτοιο κόστος χρήσης.

Απαιτεί εξειδικευμένο Hardware;

Τα σύγχρονα συστήματα POS δεν χρειάζονται περίπλοκο και ακριβό hardware για να λειτουργήσουν. Ενα λογισμικό POS μπορεί να λειτουργήσει τέλεια σε οποιοδήποτε tablet ή ακόμα και smartphone!

Συμβουλή: Κάντε μια «δωρεάν δοκιμή» του λογισμικού που σκέφτεστε να χρησιμοποιήσετε και ελέγξτε αν ταιριάζει στην επιχείρησή σας. Να θυμάστε ότι θα χρησιμοποιείτε αυτό το λογισμικό κάθε μέρα, γι’ αυτό δοκιμάστε το πριν πληρώσετε.

Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα POS εστιατορίου;

Πρέπει να σκέφτεστε, “Πώς λειτουργεί ένα σύστημα POS;”

Δείτε πώς λειτουργεί ένα σύστημα POS και βελτιώνει την επιχείρησή εστίασης σας:

1. Διαχειρίζεται τις παραγγελίες εστιατορίου σας

Το λογισμικό POS μπορεί να αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο το εστιατόριό σας χειρίζεται τις παραγγελίες από πελάτες.

Για παράδειγμα, δείτε πώς ένα λογισμικό POS (π.χ. Waiterio) μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τις παραγγελίες:

     Οι σερβιτόροι σας μπορούν να δέχονται παραγγελίες χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε συσκευή, όπως tablet ή smartphone

     Η παραγγελία του φαγητού εμφανίζεται αμέσως στην οθόνη της κουζίνας και επίσης εκτυπώνεται αμέσως στον εκτυπωτή κουζίνας για τους σεφ σας

     Η παραγγελία φαγητού εμφανίζεται επίσης στον υπολογιστή/tablet του ταμείου σας και μπορείτε να την εκτυπώσετε όταν ο πελάτης θέλει να πληρώσει

     Σημειώστε τις παραγγελίες σας για να αποφύγετε τη σύγχυση. «μαγειρεύω», «έτοιμο», «σερβιρισμένο» και «πληρωμένο»

2. Διαχειρίζεται το μενού σας

Το μενού είναι ένα κρίσιμο στοιχείο για κάθε επιχείρηση εστίασης.

Δείτε πώς ένα σύστημα POS σάς βοηθά να διαχειριστείτε το μενού σας:

     Δημιουργεί ένα ψηφιακό μενού στο λογισμικό για τη διαχείριση των παραγγελιών σας

     Μπορεί επίσης να αποκρύψει ορισμένα στοιχεία μενού που δεν είναι προσωρινά διαθέσιμα

     Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αναφορές πωλήσεων για να ορίσετε τη σωστή τιμή για τα στοιχεία του μενού σας

3. Χειρίζεται τις πληρωμές

Ο χειρισμός των πληρωμών είναι ένα ουσιαστικό μέρος της διαχείρισης ενός εστιατορίου.

Δείτε πώς το λογισμικό POS μπορεί να σας βοηθήσει με το χειρισμό πληρωμών:

     Το σύστημα υπολογίζει αυτόματα τον λογαριασμό

     Μπορείτε να επεξεργαστείτε διαφορετικούς τρόπους πληρωμής

     Το λογισμικό υπολογίζει αυτόματα τους φόρους στο λογαριασμό

     Μπορείτε να χωρίσετε τους λογαριασμούς ανα πελάτη στην παρέα χρησιμοποιώντας το σύστημα

4. Διαχειρίζεται τα τραπεζοκαθίσματα σας

Η συστηματική διαχείριση τραπεζοκαθισμάτων είναι ζωτικής σημασίας για κάθε εστιατόριο.

Για παράδειγμα, δείτε πώς ένα σύστημα POS εστιατορίου μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τα τραπέζια σας:

     Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν χάρτη της διάταξης των τραπεζοκαθισμάτων του εστιατορίου σας στο λογισμικό

     Το προσωπικό σας μπορεί να λάβει την παραγγελία απευθείας επιλέγοντας τον αριθμό ή την εικόνα του πίνακα από τον χάρτη

     Όταν ένα τραπέζι έχει παραγγείλει φαγητό, εμφανίζεται στον χάρτη με μια κίτρινη ένδειξη

5. Δημιουργεί αναφορές πωλήσεων

Οι αναφορές πωλήσεων είναι απαραίτητες για την κατανόηση της επιχείρησής σας και τη βελτίωση της κερδοφορίας σας.

Ας δούμε πώς ένα σύγχρονο POS μπορεί να δημιουργήσει αναφορά πωλήσεων για την επιχείρησή σας:

     Δημιουργήστε ημερήσιες, μηνιαίες και εβδομαδιαίες αναφορές πωλήσεων

     Μάθετε ποια πιάτα στο μενού σας έχουν μεγαλύτερη ζήτηση

     Λάβετε λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τους τρόπους πληρωμής, την ημερομηνία κ.λπ.

6. Διαχείριση του προσωπικού σας

Η αποτελεσματική διαχείριση του προσωπικού του εστιατορίου σας είναι μια πρόκληση για τους περισσότερους επιχειρηματίες στον τομέα της εστίασης.

     Μάθετε πόσα έσοδα έχει δημιουργήσει κάθε σερβιτόρος για την επιχείρησή σας.

     Οι σερβιτόροι τοποθετούνται αυτόματα σε ένα τραπέζι όταν λαμβάνουν μια παραγγελία.

     Μπορείτε να αναθέσετε ρόλους για κάθε μέλος του προσωπικού. Κάθε μέλος του προσωπικού θα έχει περιορισμένη πρόσβαση στο λογισμικό POS ανάλογα με τον ρόλο του.